Isännöintitehtävät
ASUINKIINTEISTÖN ISÄNNÖINTITEHTÄVÄT JA NIIDEN LAATUTASON MÄÄRITTELY
Isännöitsijän asema
Isännöitsijä on asunto-osakeyhtiön toimitusjohtaja, jonka tärkein tehtävä on yhtiökokouksen ja hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaan hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa. Tämän lisäksi laissa on isännöitsijälle määritelty tiettyjä erityistehtäviä. Taloyhtiö voi tehdä isännöintisopimuksen isännöitsijän tehtävien hoitamisesta erillisen yhtiön kanssa, jonka palveluksessa isännöitsijä toimii. Isännöinti voi olla myös hoidettu siten, että isännöitsijä on suorassa sopimussuhteessa taloyhtiöön. Isännöitsijän tehtävän keskeisin osa on huolehtia yhtiön normaalin toiminnan sujumisesta. Tämän vuoksi ei voida luetella kaikkia isännöitsijän yksittäisiä tehtäviä. Ratkaisevaa on, että kokonaisuus toimii. Osan tehtävistä isännöitsijä hoitaa itse, osaan hän voi, tai hänen jopa pitää, palkata asiantuntijoita. Hallitus yhtiön johtavana hallintoelimenä valvoo isännöitsijän toimintaa ja voi antaa isännöitsijälle toimintaohjeita yksittäisten tehtävien suorittamisessa. Tehtävänsä isännöitsijän on suoritettava ammattitaitoisesti ja hyvää isännöintitapaa (HIT) noudattaen. Isännöitsijän juoksevaan hallintoon kuuluvista tehtävistä osa voidaan siirtää myös muun kuin isännöitsijän hoidettavaksi. Kun isännöitsijä joka tapauksessa on asunto-osakeyhtiölain mukainen toimitusjohtaja, vastuu tehtävien hoitamisesta viime kädessä kuuluu hänelle.
Tehtäväluettelon käyttö
Tehtäväluettelossa on määritelty normaalit juoksevaan hallintoon kuuluvat isännöintitehtävät. Ne tehtävistä, joiden tulee aina sisältyä normaaliin kokonaispalkkioon ja isännöitsijän perustehtäviin, on merkitty kohtaan A. Muut tehtävät on merkitty kohtaan B, mikä merkitsee sitä, että tehtävästä peritään erilliskorvaus. Erilliskorvauksen määrät on sovittava joko isännöintisopimuksen liitteessä tai kussakin yksittäistapauksessa etukäteen. Erilliskorvaus voidaan sopia perittäväksi joko taloyhtiöltä tai toimeksiantajalta (esim. osakas tai muu) tehtävästä riippuen. B-vaihtoehdon voi toteuttaa myös siten, että isännöitsijä käyttää ulkopuolista konsulttia. Jos tehtävä sisältyy kiinteään korvaukseen, maksaa hän konsultin käytön omalla kustannuksellaan. Muussa tapauksessa on yksittäistapauksittain sovittava konsultin käytöstä hyvän isännöintitavan mukaisesti. Mainittujen tehtävien lisäksi isännöitsijällä on oikeus periä erikseen korvaus taloyhtiöön kohdistettavissa olevista suoranaisista kuluista, kuten monistus-, kopiointi-, telekopio-, postitus-, painatus- ja ilmoituskuluista, pankkisiirto- ym. maksuista, toimitustarvikkeista ja atk-paperista. Sama koskee matkakuluja ja muita kuin luettelossa mainittuja erillistodistuksia. Kokouksista maksetaan eri korvaus sopimuksen mukaisesti. Isännöitsijätoimisto vastaa omista toimiston yleiskuluistaan.
TEHTÄVÄLUETTELO Isännöitsijän on aina tarvittaessa käytettävä asiantuntijaa.
1. Hallinnolliset tehtävät
1.1. KOKOUKSET
A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT
• Hallituksen kokoukset
• kokousasioiden valmistelu
• kokouskutsun toimittaminen hallituksen päättämällä tavalla ja päättämässä ajassa hallituksen jäsenille
• pöytäkirja ensitilassa, viimeistään kuukauden kuluessa hallituksen jäsenille
• asialistan ja mahdollisten asiakirjojen toimittaminen hallituksen päättämässä ajassa (esim. viikon kuluessa)
• Yhtiökokoukset
• kokousasioiden valmistelu
• kirjallisen kokouskutsun toimittaminen yhtiöjärjestyksen mukaisesti
• tilinpäätösasiakirjojen ja talousarvion liittäminen kokouskutsuun
• pöytäkirjan laatiminen kuukauden kuluessa
• osakastiedotteen toimittaminen yhtiökokouksen päätöksistä tarvittaessa
• Muut kokoukset
• asukasdemokratialain (949/1990) edellyttämä asukaskokous
B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
• Kokouksiin osallistuminen
• Muut kokoukset
• muut asukasdemokratian mukaiset kokoukset
• rakennuttamiseen liittyvät kokoukset (kuten työmaakokoukset)
• muut kokoukset (esim. talotoimikunta)
1.2. KIINTEISTÖN SOPIMUSASIAT
(kts. myös kohta 3.3.) Sopimuksista tarkistetaan säännönmukaisesti sopimusehdot, voimassaoloajat, vakuudet ym. Sopimuksia solmittaessa käytetään voimassa olevia yleisesti hyväksyttyjä ja vahvistettuja lomakkeita. Yhtiön nimissä tehtävien sopimusten tarjouspyyntöjen valmistelussa ( esim. kiinteistönhoito ) on käytettävä tarvittaessa asiantuntijoita. Tarjouspyynnöt kilpailutetaan asianmukaisesti.
A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT
• vuokra-, vakuutus- ja liittymissopimusten valmistelu, laadinta ja valvonta
• huolto-, siivous-, jätehuolto- ym. kiinteistönhoitosopimusten valmistelu, laadinta ja valvonta
• sopimusriitojen hoitaminen
• neuvottelujen käynnistäminen
B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
• sopimusriitojen hoitaminen
• mahdollisten jatkotoimenpiteiden käynnistäminen (esim. oikeudenkäynnit)
1.3. VALVONTA A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT
• yhtiöjärjestyksen ja kiinteistön järjestysmääräysten, osake- ja asunto-osakeyhtiölain sekä viranomaisten määräysten noudattamisen valvonta
• muuttoilmoitusten täydentäminen ja edelleen toimittaminen
• häiriöt: varoitusten laatiminen ja antaminen sekä mahdollisten jatkotoimenpiteiden ( häätö, hallintaanotto ) käynnistäminen
• viranomaisten turvallisuusmääräysten valvonta (palotekninen turvallisuus, lukitusjärjestelmät, yleisavainten käyttö ym.)
• väestönsuojelu:
• väestönsuojelumääräysten noudattamisen valvonta (tarvikkeiden hankinnasta ja valinnoista huolehtiminen ym.)
• henkilökunnan, kiinteistönhoitoyritysten ja huoltoliikkeiden toiminnan valvonta
• sopimusten valvonta (esim. vakuudet)
B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
• häädön ja hallintaanoton jatkotoimenpiteiden toimeenpano (oikeudenkäyntimenettely ja täytäntöönpano sekä vuokraustoimenpiteet)
• yleisturvasuunnitelman laatiminen
1.4. YHTIÖN TYÖNTEKIJÖIDEN TYÖSUHDEASIAT
A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT
• työsuhteen solmiminen ja päättäminen
• työehtosopimusten ja lakien noudattaminen
• työsuojelumääräysten soveltaminen
• lain mukaisen työterveyshuollon järjestäminen
• työnantajan työnjohto-oikeuden käyttö
• koulutuksen ja perehdyttämisen järjestäminen
• sijaisuusjärjestelyjen hoitaminen
• työsuhde-erimielisyyksien hoitaminen:
• neuvottelujen käynnistäminen
B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
• työsuhde-erimielisyyksien hoitaminen:
• mahdollisten jatkotoimenpiteiden hoitaminen (esim. oikeudenkäynnit)
1.5. ILMOITUSVELVOLLISUUDET A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT
• kaupparekisteriin tehtävien muutosilmoitusten teko (hallituksen ja isännöitsijän muutokset)
• osakas- ja asukastiedotteiden toimittaminen yhtiöjärjestyksen, hallituksen tai yhtiökokousten päätösten mukaisesti
• veroilmoitusten, vuosi- ja tarkkailuilmoitusten teko
• vakuutusilmoitusten teko
• Asuntohallitukselle tehtävien ilmoitusten teko
• Tilastokeskukselle tehtävien ilmoitusten teko
• palkkatilastointi-ilmoitusten teko työnantajain yhteisöön
• työsuhteista johtuvien ilmoitusten teko
B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
• yhtiöjärjestysmuutosten hoitaminen ja muutosilmoitusten teko kaupparekisteriin.
1.6. MUUT HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT
A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT
• asiakaspalvelu
• tavoitettavuus toimiston aukioloaikoina tai sovittuina vastaanottoaikoina
• haltijavelkakirjat
• kiinnitysten uusiminen
• asiakirjojen ja arvopaperien asiallinen arkistointi ja säilyttäminen
• kunnallisten ilmoitusten ja tiedotusten seuraaminen
• as. oy:n vuokralaisten hankinnasta huolehtiminen
B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
• haltijavelkakirjat
• kiinnitysten hakeminen
• huolehtiminen valitusten laatimisesta viranomaisille
• mahdollisiin tontinmittaustoimenpiteisiin tai vastaaviin osallistuminen
• aloitteiden ja reklamaatioiden teko kunnallisille viranomaisille
• talkoojärjestelyjen hoitaminen
• isännöitsijäntodistuksen antaminen tilinpäätöksineen
2. Taloudelliset tehtävät
2.1. TALOUSSUUNNITTELU
A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT
• toiminta- ja rahoitussuunnitelman laadinta (PTS)
• talousarvion laadinta tulo- ja menoerittäin, perustelut hallitukselle
• ajan tasalla oleva maksuvalmiusseuranta ja kassavarojen tarkoituksenmukainen hoito
2.2. LASKENTATOIMI
A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT
• laskujen hyväksyminen ja maksaminen ajallaan
• lainojen hoito ajallaan
• lainaosuuksien määräaikaislaskenta osakassuorituksia varten
• kirjanpidon hoito ja tilinpäätösehdotuksen laadinta niin, että toimintakertomuksesta ilmenee
• Hallinto: hallituksen kokoonpano ja kokouskerrat, yhtiökokous, tilintarkastajat, isännöitsijä, kiinteistönhoito ja siivous
• Talous: vastikkeet jälkilaskelmineen, käyttökorvaukset, vuokrat, lainat, palkat ja palkkiot, vakuutukset, ehdotus tuloksen käsittelemiseksi, talousarviovertailu (elleivät ne ilmene tuloslaskelmasta tai taseesta)
• Kulutustiedot: lämpö, sähkö, vesi
• tuloslaskelmasta ja taseesta ilmenee
• vertailu edellisvuoteen ja talousarvioon
• käytetään Suomen Kiinteistöliiton tilinpäätöslomakkeistoa tai muuten vastaavat tiedot sisältävää erittelyä
• selvitys asuintalovarauksesta ja sen käytöstä
• selvitys korjausrahastosta ja sen käytöstä
• talousarviovertailu hallitusta varten vähintään kerran vuodessa
• tilintarkastuksen järjestäminen
• vuokra- ja vastikekirjanpito sekä saatavien perintähuomautusten teko
• palkkojen laskenta ja maksatus määräajassa
• ennakonpidätysten tilitys ennakkoperintälain mukaisesti määräajassa
• kulutustilastointi (energia, vesi)
• liikevaihtoveron laskenta ja tilitys kohteen ollessa liikevaihtoverovelvollinen
B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT'
• erillislaskelma lainaosuuden suorittamista varten
• lunastushintalaskelman laatiminen (arava, hitas)
• perintätoimista huolehtiminen
• energian liikevaihtoverolaskelman laadinta liikevaihtoverovelvollisille osakkaille tai vuokralaisille
• kulutuslaskutus mittarien perusteella (energia, sähkö, vesi)
• käyttökorvausten laskutus
3. Tekniset tehtävät
3.1. KIINTEISTÖN HOITOTEHTÄVIEN JÄRJESTÄMINEN
A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT
• kiinteistönhoitotyön järjestäminen, seuranta, valvonta ja ohjaaminen
• kulutustavoitteiden asettaminen ja seuranta (energian, veden ja sähkön kulutus)
• tavoite- ja seurantatietojen mukaisten toimenpiteiden käynnistäminen ja ohjaus
• energiatariffien ja muutosten seuranta
• kiinteistönhoitoa varten tarvittavien materiaalien hankinta ja töihin liittyvät järjestelyt (mm. irtain käyttöomaisuus, tarveaineet)
B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
• kiinteistönhoidon asiakirjojen laatiminen
• hoito- ja huolto-ohjelmat
• laatumäärittelyt
3.2. KUNNOSSAPITO
A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT
• peruslaitejärjestelmien (LVIS jne.), rakenteiden ja ulkovaipan kunnon seuranta ja seurannan mukaisten toimenpiteiden käynnistäminen ja ohjaus sekä lähivuosien korjaustarpeen määrittely
• kertaluonteisten korjaustöiden hallinnolliset järjestelyt
• kunnossapitoon liittyvien tarkastusten ja katselmusten järjestäminen
• yhtiön edun valvonta osakkaiden huoneistokohtaisissa muutos- ja korjaustöissä
• äkillisten ja satunnaisesti tapahtuvien korjausten hoitaminen
B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
• kiinteistöteknisen korjaussuunnitelman (tekninen PTS, 5 vuotta) laatiminen kustannusarvioineen
• ylimääräisiin tarkastuksiin ja katselmuksiin osallistuminen (esim. osakkaan aiheuttamat vahinkotapahtumat, huoneistokäynnit)
3.3. KORJAUS-, PERUSPARANTAMIS- JA RAKENNUTTAMISASIAT
A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT
• uuden kiinteistön vastaanottoon liittyvät asiat
• teknisten asiakirjojen urakoitsijalta saamisesta ja oikeellisuuden tarkistamisesta huolehtiminen
• takuuaikana esiin tulevien ongelmien tilastointi koko kiinteistöstä
• takuuajan vakuuksien seuranta
• tarvittavat yhteydenpidot
• korjaus- ja perusparantamisasiat
• hallinnollinen organisointi (mm. urakoitsijan valinta, teknistaloudellinen kokonaisajattelu), yleisvalvonta sekä päätöksentekomenettely
• takuu- ja vastuuaika- sekä vuosikorjausyhteydenpidot
• hankesuunnitteluun osallistuminen
• tarvittavien viranomaisasioiden hoitaminen (mm. rakennusluvat)
• työn aikainen tiedottaminen asukkaille ja muille tahoille
• takuuaikana esiin tulevien ongelmien tilastointi koko kiinteistöstä
• takuuajan vakuuksien seuranta
B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
• työselitysten ja piirustusten laatiminen
• tarjouspyyntöasiakirjojen (tarjouserittely ja urakkaohjelma) laatiminen
• tarjousten pyytäminen
• tarjousvertailun laatiminen
• urakkasopimuksen laatiminen
• valvonta
• vastaanotto
• takuuaikajärjestely